2. ročník

Druhý ročník Procurement fóra s tématem Nákup jako spolutvůrce hodnoty firmy se konal 20. 5. 2014 v pražském Clarion Congress Hotelu a vynikl nejen vyšším počtem účastníků než loni (více než 200), ale především neobyčejně otevřenou diskusní atmosférou. Fórum se zaměřilo na přidanou hodnotu, kterou může firemní oddělení nákupu vytvářet: nejen v rovině zisku, ale i v oblasti řízení a vytváření dlouhodobého partnerství s dodavateli. Program sestával ze dvou dopoledních částí s následnou panelovou diskusí a odpoledních specializovaných workshopů zaměřených na nástroje a procesy v nákupu a případové studie výběrových řízení. Ambicí fóra bylo také vyvrátit tři časté mýty o nákupu: nákup je pouze o tlaku na cenu, nákup je back office činnost procesující objednávka a nákup je netransparentní, v nákupu se krade. Na tvorbě programu spolupracuje pořádající společnost Blue Events s odborným garantem Markem Rokoským.

PF PanekPrvní informačně velmi hutnou část Pozice nákupu ve firmě moderoval Bronislav Pánek z EY. Mezi klíčová témata patřilo organizační začlenění nákupu v rámci společnosti, vztahy s interními zákazníky a cíle nákupního oddělení. Miloš Olejník, ředitel nákupu RWE CZ představil pozici a cíle oddělení nákupu v rámci jedné z největších evropských energetických společností, kde jeho roční výdaje představují okolo 5.5 mld Kč, přičemž obchoduje s 3200 dodavateli. Energetika je regulované konzervativní odvětví se zvýšenými požadavky na bezpečnost, což výrazným způsobem ovlivňuje výběr dodavatelů. Přidanou hodnotu nákupu pro společnost RWE spatřuje v rolích finančních (úspory, výkonnost), i nefinančních (kvalita služeb, kontrola–compliance), které se daří naplňovat především v oblasti operativního nákupu. Prosazení role strategického nákupu při dlouhodobých vizích společnosti se zatím nedaří příliš prosadit. V diskusi padaly otázky na vybalancování odbornosti a vyjednávacích schopností nákupčích, úlohu šéfa nákupu a jeho úkoly pro rovnováhu mezi operativou a možnostmi rozvoje. Miloš Olejník se nákupu věnuje 20 let a díky svým bohatým zkušenostem tak mohl glosovat charakteristiky, které spojují nákupní činnosti napříč odvětvími. Vyjádřil osobní přesvědčení, že: „Nákup má takovou roli, jakou si zaslouží.“

PF ZvakovaMichaela Žvaková, ředitelka nákupu Vítkovice Power Engineering mluvila o pozici oddělení v rámci holdingu sestávajícího se ze šesti podnikatelských jednotek. Engineering nakupuje převážně komponenty pro jadernou energetiku a výstavbu tepelných elektráren Prunéřov a turecké Ynus Emre. Hlouběji se věnovala možnostem elektronizace procesů pomocí nástrojů ePortál a eAukce. ePortál, na němž je registrováno 4000 dodavatelů, přinesl pro společnost VPE zvýšení transparentnosti a objektivnosti a snížení nákladů nákupních procesů, včetně časové úspory. Na projektovém nákupu je podle ní nejdůležitější: „Dobrý tým lidí s dostatečným počtem vyjednavačů, kteří se nebojí experimentovat a mají dobrou znalost metodiky a jsou odborníci v dané oblasti“.

PF BrotankovaMartina Brotánková, ředitelka nákupu Pivovary Lobkowicz, seznámila účastníky se zvláštnostmi nákupu surovin pro výrobu piva v prostředí probíhajících změn: před pěti lety se 7 samostatných pivovarů situovaných po celé české republice sdružilo do holdingu. V procesu analýzy a postupného sjednocování nákupu se chtěli vyhnout unifikaci a podařilo se jim zachovat regionální charakter jednotlivých pivovarů. Dnes mají 70 značek piva, což sebou ovšem přináší zvýšené nároky na činnost nákupního oddělení: „výběrové řízení na pouhou dodávku etiket je často noční můra". Před sebou mají další kroky: nákupní controlling, TCO přístup a budování cross functional týmů, připravují nové projekty analyzující tržní příležitosti a organizační strukturu. „Pro udržení kvalitních dodávek je vzhledem k proměnlivosti kvality a množství sklizených zemědělských komodit a snižovanému objemu pěstebních ploch nutné udržovat dlouhodobé vztahy s dodavateli, u strategických komodit – např. chmel či cukr– mít například smlouvy až na 5 let dopředu.“

Po odeznění příspěvků se rozvinula bohatá diskuse s aktivním zapojením účastníků z pléna, která se mj. zabývala motivačním systémem pro nákupčí a zejména potřebou lepšího vzdělávacího systému pro nákupčí. „Je fascinující, že nikdo z přítomných diskutujících nemá řádnou kvalifikaci nákupčího a přitom zodpovídají za miliardy“, glosoval moderátor sekce. Panelisté se také shodli na závěru, že nákup není o handrkování se o ceně, ale o systematické práci s dodavateli a o expertíze v oblasti, kterou nakupují.

Druhá dopolední část Výběr dodavatele a řízení vztahu s ním moderovaná Martinem Dokoupilem, konzultantem a Managing Partnerem Blue Strategy, měla podobu volné diskuse a inspirativního a aktivního dialogu mezi publikem a panelisty, kterými byli Alex Bém, ředitel nákupu a logistiky T-Mobile, Tomáš Formánek, CEO Logio, Pavel Panchartek, Head of Investment Procurement Doosan Škoda Power a Martin Zelinka, ředitel nákupu Siemens Industrial Turbomachinery. Odpíchli se od konstatování, že v nákupu dřímá potenciál posilující konkurenční výhody firmy.

PF FormanekPrvní okruh otázek a odpovědí se zaměřil na partnerské vztahy s dodavateli: je to dlouhodobý vztah, který musí přinést nejnižší cenu. Diskutovalo se o kvalitách, které vytvářejí partnerský vztah s klíčovými dodavateli. Partnerství je dlouhodobá a jistá spolupráce zaměřená nejen na cenu, ale i na oboustranný transfer know how vedoucí k otevřeným dveřím, v některých případech až k open book policy. Tomáš Formánek uvedl, že v jeho pojetí je partner „součástí dodavatelského řetězce, součástí strategie a přípravy nového businessu, společného úspěchu, z něhož může mít za určitých podmínek i finanční podíl“. Především sami účastníci fóra sdíleli zkušenosti s centrálními kontrakty ve vztazích mezi mateřskou společností a dcerami, Alex Bém mluvil o: „Nutné kombinaci férového jednání s dodavateli a odvaze a diplomacii, které jsou zapotřebí při vnitřním vyjednávání o změnách v daných korporátních standardech“.

Další diskusní okruh se týkal výběru dodavatele, který je zároveň i klientem. Existují 2 přístupy – nákup a prodej musí hrát své role, barterové obchody dlouhodobě nefungují a jejich výsledkem je zmatečný stav, kdy se ani neví, kdo na tom vydělal či prodělal, nebo uzavírání vícestranných smluv podle komodity a s ohledem na ÚHOS. Živá výměna zkušeností s Vendor Managed Inventory- VMI – přinesla zajímavé fungující příklady z praxe, kdy dodavatelé převzali a garantovali péči o skladové zásoby na základě forecastů prodeje.

Jak udržovat portfolio dodavatelů, kdy dát dodavateli prostor a možnost, aby navrhoval poučené alternativy k formulaci poptávky a výsledky přístupu design to cost: byly další okruhy, které zajímaly účastníky a inspirovaly výměnu zkušeností, která pokračovala i po skončení panelu. Martin Dokoupil shrnul: „Vidím meziroční posun v přístupu. Loni se účastnící přikláněli k držení svých kompetencí a označovali za nebezpečné situace, kdy se finální uživatel (business klient) dostane s dodavatelem do přímého kontaktu. Letos převážně mínili, že stojí za to investovat čas a energii do procesu jednání s odkrytějšími kartami v zájmu přesnějšího zadání a partnerské spolupráce s dodavateli. Mistrovským umem potom zůstává umět odlišit situace podle potřeby a kreativně používat oba přístupy.“

PF ZrnikOdpolední Případové studie významných výběrových řízení moderoval nezávislý konzultant Josef Zrník. Martin Dzúr, generální ředitel Mediaservis, charakterizoval poštovní trh, který vznikl liberalizací v roce 2013. Na trhu kromě Mediaservisu působí ještě Česká pošta a Česká distribuční. Mediaservis se od konkurentů odlišuje komplexním portfoliem služeb a důsledným trackovacím systémem s žebříčkem doručovatelů. Petra Kubcová, specialistka strategického nákupu služeb ve firmě RWE, představila inovativní způsob výběru nové ATL kreativní agentury. Finalistům zadala úkol - během jednoho dne připravit komunikační strategii. „Tento netradiční způsob výběrového řízení zajistil RWE vedle standardních podmínek pro vyplacení alokované části fee možnost vázání 7 % z fee na plnění obchodního plánu,“ uzavřela Kubcová.

Ladislav Božík, Supply Chain Director z Valeant Pharmaceuticals podrobil pozornost publika testu, když představil zdánlivě neřešitelnou situaci. Jako konzultant dostal za úkol vytendrovat ocelové balící pásky, které jsou v požadované kvalitě a množství schopni dodávat pouze dva globální výrobci. Změna dodavatele by ve výsledku znamenala minimální úsporu (v řádech 2 – 3 %), nové podmínky se nedařilo vyjednat se stávajícím dodavatelem. Po důsledné analýze a exkurzích do terénu se ukázalo, že s materiálem jde pracovat mnohem efektivněji. Nová cesta přinesla úsporu 65 %. „Klíčové bylo změnit myšlení managementu, přesvědčit je o alternativě a výsledku,“ shrnul Božík. Tomáš Wolf, Procurement Director, Skanska, představil tendr na ochranné pomůcky, který firma vedla pro Českou republiku, Slovensko a Polsko najednou. „Do rozhodovacího týmu jsme zapojili klíčové stakeholdery – nákupčí, zástupce BOZP i odbory za všechny tři země.“ Výsledky tendru vedly k úspoře nákladů o 16 %, novému sjednocenému designu ochranných pomůcek lepšímu materiálu a vyšší funkčnosti. Lucie Šebelová, specialistka nákupu a metodik ve společnosti Siemens Industrial Turbomachinery, s účastníky diskusní sekce debatovala o specifikách výběru dodavatele strojírenské technologie. Vznikla tak živá debata mezi konkurenty Siemens a Doosan Škoda Power, kterou okořenily repliky jejich klienta Slovenské elektrárny.

Paralelní workshop Nástroje a procesy v nákupu řídil Marek Rokoský, společník KRC partners. Daniel Ladra v jeho úvodu přednesl případovou studii zavedení platformy Vortal ve společnosti Mota- Engil, od fáze komunikačního plánu, kdy bylo nutné o přínosu služby přesvědčit uživatele - zástupce vedení společnosti i dodavatele, přes procesní nastavení až po praktické workshopy a websemináře, které měly povahu on-the-job tréninku: „dělat danou práci v momentě, kdy se ji učím dělat“. Dnes do systému vstupuje 600 aktivních uživatelů z Mota Engil, 3200 dodavatelů, ročně probíhá 17000 výběrových řízení a podařilo se dosáhnout roční úspory 230tisíc EUR, především na ušetřené administrativě, v menší míře i na nákupních cenách. Takový robustní systém se však vyplatí pouze u velkých firem s minimálně 1000 zaměstnanců. PF Rokosky

Karel Otýs, lektor vzdělávacích programů, ve svém příspěvku podrobně vysvětlil své zkušenosti se SPEND analýzou, která kromě očekávaných výsledků významných úspor přinesla i zvýšení kredibility nákupního oddělení v rámci firmy. Jak připomněli i někteří účastníci z pléna: „Je důležité, aby spend analýza nejen odhalila a odstranila chyby minulosti, ale zahrnovala i odhad očekávaných změn v nakupování jednotlivých komodit do budoucna.“ Poté byl zdůrazněn význam poptávek jako operativního nástroje efektivního nakupování.

Pavel Janásek, Lead Buyer ze společnosti Evraz Vítkovice Steel se zaměřil na e-aukce a na to, jak je optimálně využívat. Především je důležité předem pečlivě vybrat, které investiční a další komodity budou předmětem e-aukcí a u kterých to není vhodné. Při výběru komodit je důležité vzít v potaz, jakého prostředí se to týká. V některých oborech totiž existují tak silné kartelové vazby, kdy se dodavatelé navzájem hlídají a kontrolují, že e-aukce zde nemá místo – nepřináší výsledky. Dalším častým externím problémem bývá odpor k užívání aplikace ze strany dodavatelů nebo námitky na průběh po skončení e-aukce. Přes zmíněné nedostatky považuje Pavel Janásek e-aukce za velmi efektivní nástroj.

Vystoupení panelistů završila Eliška Vacková ze společnosti Strabag. Jejím tématem byl detailní popis výhod užití interního katalogu pomocí kterého různá oddělení a pracoviště společnosti Strabag řeší svůj nákup. Jeho výhodou je nastavení různých oprávnění pro různé úrovně zaměstnanců, přesná specifikace položek a zahrnutí jen těch, které splňují stanovené kvalitativní a bezpečnostní parametry, ceny výrobků, jež jsou vždy lepší než ty ve volném prodeji a doprava zdarma. Výhodou je i přesný přehled o příjmu zboží, který se do katalogu též musí vždy zaznamenat. Na základě výstupů z katalogu lze poté snadněji realizovat tendr na příští období. Nevýhodou je v případě Strabagu vazba katalogových cen na kurs EURO – při výraznějších kurzových změnách se musí ceníky aktualizovat. Na prezentaci Elišky Vackové navázala živá diskuse, ve které se další uživatelé podobných systémů přiklonili k názoru, že se jim osvědčila garance roční stability cen od všech zahrnutých dodavatelů. To se ve svém důsledku vyplatí oběma stranám: „Katalog neřeší jen ceny ale hlavně dodavatelům i odběratelům významně snižuje náklady na administrativu s každodenním objednávání zboží spojenou. Je to „easy business“ – natolik jednoduchý a efektivní, že je výhodný pro všechny.“

Celodenního fóra se zúčastnilo více než 200 profesionálů nákupu, kteří v živých diskuzích potvrdili zájem o další setkávání. „Jasně cítíme zájem českých nákupčích o budování komunity a máme radost, že Procurement forum v tomto smyslu můžu nabízet tolik potřebnou živnou půdu“, dodává Antonín Parma z pořádající společnosti Blue Events. Procurement Forum podpořila řada společností v čele se zlatým partnerem EY.